ART4U.MEDIA
Porozmawiajmy

Blog

Audyt i marketing5 min czytaniaAutor: Ariel Tryka

Co w firmie można zautomatyzować już dziś? Audyt

Scenariusz przykładowy

W skrócie

  • Automatyzuj zadania powtarzalne, o jasnych zasadach i z małym skutkiem pomyłki.
  • Tam, gdzie bywa „to zależy”, automat przygotowuje, a człowiek zatwierdza.
  • Wdrażaj po jednej rzeczy i sprawdzaj, czy działa.

Już dziś można zautomatyzować zadania, które powtarzają się codziennie, wyglądają podobnie i polegają na przenoszeniu informacji z miejsca do miejsca: potwierdzenia, przypomnienia, proste raporty. Nie warto automatyzować rozmów z trudnym klientem ani decyzji z wyjątkami. Poniżej audyt, który to rozdziela, a na końcu lista do samodzielnego przejścia.

Hurtownia artykułów dla gastronomii

Hurtownia zaopatruje restauracje i kawiarnie. Zamówienia wpadają mailem, telefonem i w wiadomościach. W szczycie biuro nie nadąża, a pomyłki w przepisywaniu kończą się złą dostawą.

Co robią dwie osoby w biurze

  • Przepisują zamówieniaZ maili, telefonów i wiadomości do systemu.
  • Wystawiają dokumentyDla każdego zamówienia osobno.
  • Wysyłają potwierdzeniaKlient ma wiedzieć, że zamówienie dotarło.
  • Pilnują płatnościKto zapłacił, a kto jeszcze nie.
  • Składają raport szefaCo tydzień, z kilku arkuszy.

Właściciel zapytał, od czego zacząć. Audyt zaczął się od listy: przez kilka dni każda osoba zapisywała, co robi więcej niż raz dziennie.

Trzy pytania do każdego zadania

Do każdej pozycji zadaliśmy te same pytania. Czy to się powtarza? Czy zasady są zawsze takie same? Co się stanie, gdy automat się pomyli?

Pomyłka w przypomnieniu o płatności to drobiazg. Pomyłka w cenie oferty to duży problem. Według tych odpowiedzi zadania trafiły do trzech grup.

  1. 1
    Od razuPotwierdzenia zamówień, przypomnienia o płatnościach, raport tygodniowy, prośba o opinię.
  2. 2
    Z udziałem człowiekaPrzepisywanie zamówień z maili, oferty z szablonu, odpowiedzi o status dostawy.
  3. 3
    Zostaje u ludziNegocjacje cen, reklamacje, wyjątki w dostawach.

Grupa 1: od razu

Przed

  • Potwierdzenie zamówienia pisane ręcznie
  • Przypomnienia o płatnościach wysyłane ręcznie
  • Raport sklejany z kilku arkuszy

Po

  • Potwierdzenie wysyła się samo, gdy zamówienie trafi do systemu
  • Przypomnienia idą po terminie, biuro zajmuje się tylko tymi, którzy nie zareagowali
  • Raport trafia do szefa w poniedziałek rano

Grupa 2: automat przygotowuje, człowiek zatwierdza

Sztuczna inteligencja potrafi przeczytać maila, wyciągnąć produkty i ilości i przygotować wiersz do systemu. Zamówienia bywają jednak niedbałe: „to co ostatnio, tylko więcej”. Dlatego pracownik zatwierdza propozycję jednym kliknięciem.

Czas i tak się oszczędza, a pomyłki wyłapuje człowiek.

Automatyzacja nie zastępuje ludzi, tylko kieruje ich czas tam, gdzie są potrzebni.

Grupa 3: zostaje u ludzi

Negocjacje z dużymi klientami wymagają znajomości relacji. Zdenerwowany klient z uszkodzonym towarem chce rozmawiać z kimś, kto go wysłucha. Gdy kierowca nie może dojechać, ktoś musi szybko zdecydować, co dalej.

Relacje, wysłuchanie i szybka decyzja zostają po stronie ludzi.

Kolejność i pilnowanie

Zaczęliśmy od zadań, które zabierają dużo czasu i mało ryzykują. Przepisywanie zamówień z AI poszło na koniec, bo wymaga testów na prawdziwych wiadomościach.

  1. 1
    Potwierdzenia i przypomnieniaDużo czasu, mały skutek pomyłki.
  2. 2
    Raport tygodniowy
  3. 3
    Przepisywanie zamówień z AINa koniec, po testach na prawdziwych wiadomościach.

Automaty nie są „ustaw i zapomnij”. Ktoś musi wiedzieć, jak działają, co robić po ich zatrzymaniu i co wysłały, do kogo i kiedy. Teksty wiadomości trzeba czasem przeczytać, a danych klientów nie przekazywać narzędziom zewnętrznym ponad potrzebę.

Podsumowanie
Z czym przyszła firmaWłaściciel słyszał o automatyzacji, ale nie wiedział, od czego zacząć.

Co jeszcze znalazłem

  • Większość dnia biura zajmują zadania powtarzalne o jasnych zasadach.
  • Przepisywanie zamówień ręcznie jest źródłem pomyłek w dostawach.
  • Dane do raportu są w systemie, a mimo to ktoś skleja je ręcznie.

Co zrobiliśmy

  • Lista zadań z oceną: powtarzalność, jasność zasad, skutek pomyłki.
  • Plan małych kroków z kolejnością i opiekunem każdego automatu.
  • Automatyczne potwierdzenia i przypomnienia o płatnościach jako pierwszy krok.
Zamówienia
ręczne potwierdzeniawysyłają się same
Automatyzacja
wielki projektplan kilku małych kroków

Efekty w scenariuszu są przykładowe.

Sprawdź u siebie

Zaznaczone dwa albo więcej? Warto porozmawiać.

Pytania i odpowiedzi

Co można zautomatyzować od razu?

Potwierdzenia zamówień, przypomnienia o płatnościach, raport tygodniowy i prośbę o opinię.

Czy AI może przepisywać zamówienia?

Tak, jako propozycję. Pracownik zatwierdza ją jednym kliknięciem.

Co zostaje u ludzi?

Negocjacje cen, reklamacje i wyjątki w dostawach.

Czy automat trzeba pilnować?

Tak. Ktoś musi wiedzieć, jak działa, co robić po jego zatrzymaniu i co wysłał.

Chcesz zobaczyć, co w Twojej firmie nadaje się do automatyzacji? Napisz przez formularz. Przejrzę procesy i powiem, od czego zacząć, żeby szybko odzyskać czas.

Powiązane usługi

Chcesz to wdrożyć u siebie?

Opisz krótko, czego potrzebujesz — odpowiem z propozycją pierwszych kroków.

Napisz do nas